请拨打销售热线 0532-89695551,或让我们联系您

(立即提交即送免费试用)

联系人:
电话:

华夏云邮-专业外贸企业邮箱供应商,专注263企业邮箱12年

咨询电话:0532-89695551

企业邮箱新闻 Site news
您的位置: 首页 > 企业邮箱新闻

邮件怎样写才能准确传达意图

发布时间:2018-10-30 12:03:06 作者:华夏云邮 浏览:34518

1、思路清晰,用词准确

在写邮件的时候,建议第一件事情是先写主题,主题一定不能为空,毕竟主题是收件人对邮件的第一印象,邮件的意图已经重要性都需要在这里表现出来。在编写主题时要注意思路清晰,用词简洁。符合邮件正文内容,可以适当的使用标点符号进行强化信息的重要性,譬如感叹号等。若是多次回复的邮件,主题一定要和内容的变化而做相应的调整。

 

2、应有的礼节不能少

你的收件人有一部分是你熟识的,同样也会有一部分是你不认识的。邮件的表达方式可以展示一个人的性格,在邮件中尽量表现的礼貌一些,会给对方一个良好的印象!具体显现在了解收件人和你的关系,在选择称呼时,要对对方足够尊重。开头和结尾要完善,敬语不能省。例如给上级写信一般用“恭请”,“敬请”等,给合作单位写信一般“顺祝商祺”等。

 

3、正文叙述流畅逻辑性强

正文的书写要一定要结合主题来写,写清楚你是谁,需要收件人做什么(邮件的目的),具体执行时间或是写信日期,是否需要对方回信,你的联系方式等。以重要性和紧急程度排序,要逻辑清楚,重点突出。写完以后一定要检查一下,是否有差别字,语句是否流畅,是否表达清楚自己的诉求,避免不必要的失误,也是对收件人最起码的尊重。需要注意的地方,在商业邮件中,最好不要使用表情。在正文结尾的时候要加上你的称呼和联系方式,方便收件人联系你。若是发送重要邮件并且需要对方尽快回复时,可以选择用短信、微信、电话等提醒对方,确保对方是否邮件,还能了解对方具体回复时间。

 

4、附件不要忘记上传

需要上传附件的邮件,往往附件的主题就是邮件的主题。因此写新邮件的最佳顺序是:附件、主题、正文、收件人。先把附件上传上去,在上传的空档就可以编写主题和正文了。在附件上传前,一定要将附件规范命名,并且在正文中提及,这样收件人下载的时候就不需要在命名了。如果要上传很多个附件,而且内存也比较大,最好的方法是建立一个新的文件夹,把需要上传的文件都放在一个文件夹里,先压缩在上传,方便收件人一键下载。如果是百度云传输也是同样的道理,毕竟一个一个文件下载也很费时间,与人方便与己方便。

 

5、发送前确认收件人

如果有多个收件人,需要明白是抄送还是一起发送,如果是给同一单位或是统一领域的人发送相同的邮件时,一定要主要职位的先后顺序,不要在不经意间得罪人。

 

6、收到邮件要及时回复

对于客户或者商业合作伙伴的邮件一定要及时反馈,如果不能及时反馈也要说明一下原因,这是对发件人的尊重,也可提现你的专业性。对于已经回复过一次还未解决问题的邮件,在回复时需要修改主题,对于多次邮件都没有解决的问题,需要更换沟通方式,例如面谈,网络通话等。

 

本文由专注于企业邮箱12年的华夏云邮编写,原创不易,转载请注明出处:http://www.huaxiamail.com

热搜关键词

嘉峪关企业邮箱 七台河企业邮箱注册 外贸邮箱哪个好 南阳外贸企业邮箱 申请公司电子邮箱 通讯企业邮箱 外贸企业邮箱网址 外贸公司一般用什么信箱 企业邮箱需要怎么注册 关于腾讯企业邮箱 浙江企业邮箱申请 163邮箱域名邮箱 外贸怎么找客人邮箱 企业邮箱报告 来宾外贸企业邮箱

企业邮箱分站推荐

长春企业邮箱 西安企业邮箱 泉州企业邮箱 东莞企业邮箱 嘉兴企业邮箱 南宁企业邮箱 中山市企业邮箱 青岛企业邮箱 台州企业邮箱 绍兴企业邮箱 重庆企业邮箱 大连企业邮箱 聊城企业邮箱 南通企业邮箱 淄博企业邮箱 长沙企业邮箱 莱芜企业邮箱 苏州企业邮箱 泰安企业邮箱 石家庄企业邮箱 临沂企业邮箱 哈尔滨企业邮箱 福州企业邮箱 东营企业邮箱 贵阳企业邮箱 威海企业邮箱 常州企业邮箱 天津企业邮箱 腾讯企业邮箱 济南企业邮箱